2. การสร้าง Criteria ใน MS Query

จากขั้นตอนที่ 7 ในการสร้างคิวรี่ใหม่ (หรือ Wizards สุดท้ายก่อนเข้าสู่ Excel ) จะสามารถเข้ามากำหนด Criteria ในการเลือกข้อมูลได้เอง นอกจากการใช้ Wizard ซึ่งใน Window ของ MS Query มีข้อดีที่ผู้สร้างสามารถเห็นรายการข้อมูลที่เกิดขึ้น

2.1 การทำงานกับ Window ของ MS Query

เมนูของ MS Query ประกอบด้วย

File เหมือนกับเมนู File ทั่วไป ที่ใช้ในการเปิด ปิดไฟล์ ซึ่งเมนูไฟล์มีช่องทางในการกลับไปสู่ Excel

Edit เหมือนกับเมนู Edit ทั่วไป ที่ใช้ในการการคัดลอก paste

View เป็นการกำหนด View ในคิวรี่ ซึ่งมีคำสั่งในเมนูคำสั่ง คือ

• Table หรือปุ่ม Show Table เลือกเพื่อแสดง Table บนตารางคิวรี่ เมื่อเลือกแล้วจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้า ถ้าเลือกซ้ำจะเป็นการยกเลิก
• Criteria หรือปุ่ม Show Criteria เลือกเพื่อแสดงตารางของ Criteria ซึ่งจำเป็นในการปรับปรุง Criteria เมื่อเลือกแล้วจะมีเครื่องหมายถูกอยู่หน้า ถ้าเลือกซ้ำจะเป็นการยกเลิก
• Zoom Field ใช้ดูรายหลายละเอียดของฟิลด์ เช่น ความกว้างของคอลัมน์น้อยกว่าข้อมูลให้ฟิลด์แล้วคลิก
• Query properties ใช้กำหนดวิธีการแสดงกลุ่มข้อมูล
• Parameter เป็นการกำหนด Query parameter
• SQL เป็นการแสดงคิวรี่ที่ใช้งานอยู่ในรูปแบบภาษา SQL

Table เป็นการจัดการกับ Table ซึ่งมีคำสั่งในเมนูคำสั่ง คือ

• Add Table หรือคลิกปุ่ม Add Table เพื่อใช้แสดงรายการ Table สำหรับการเลือกเข้ามาในตารางคิวรี่ เมื่อไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Table เปิดขึ้นให้คลิกเลือก Table ที่ต้องการเมื่อครบแล้วให้คลิก Add

• Remove Table ใช้ยกเลิก Table ให้คลิกเลือก Table ที่ต้องการยกเลิก แล้วจึงคลิกคำสั่ง Remove Table
• Join กำหนดการเชื่อมของ Table ให้เป็นการเชื่อมที่ต้องโดย
  
  • การเชื่อมแบบ 1 เป็น Inner join ตามที่กำหนดจาก Relationship ของ Table
  • การเชื่อมแบบ 2 เป็น Outer join ที่ให้แสดงข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์ที่เป็น primary key
  • การเชื่อมแบบ 3 เป็น Outer join ที่ให้แสดงข้อมูลทั้งหมดของคอลัมน์ที่เป็น index หรือ foreign key

Criteria เป็นการจัดการเกี่ยวกับการกำหนด Criteria

• Add Criteria เมื่อเลือกคำสั่งนี้แล้ว จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Criteria ให้เลือกรายละเอียดของ Criteria ได้
  • Totals ใช้กับฟิลด์ที่มีประเภทข้อมูลเป็นตัวเลข เป็นการหาค่า Sum และ Avg
  • Field เป็นการเลือกที่ใช้กำหนดเงื่อนไข
  • Operator เป็นกำหนดการเปรียบเทียบกับค่า Value ให้แสดงตามเงื่อนไข เท่ากับ มากกว่า หรือน้อยกว่า
  • Value เป็นค่าของฟิลด์ที่ใช้เป็นเกณฑ์ สามารถเลือกค่าได้โดยคลิกปุ่ม Values จะปรากฏค่าของฟิลด์ทั้งหมดที่มีอยู่ใน Table ให้เลือก
    



• Remove All Criteria เป็นการยกเลิก Criteria ทั้งหมด

  นอกจากนี้ ผู้สามารถใช้การคลิกเลือกที่ฟิลด์ โดยไม่ต้องใช้คำสั่งนี้ แต่ถ้าเมื่อเปิดคิวรี่ แล้วไม่ปรากฏตาราง Criteria ให้คลิกปุ่ม Show Criteria หรือใช้คำสั่ง View -> Criteria เพื่อแสดงตาราง Criteria

  การเพิ่มฟิลด์ให้เลือกฟิลด์จาก Table แล้ว drag ไปไว้เองในตาราง Criteria แล้วจึงกำหนดเงื่อนไขตามที่ต้องการ หรือคลิกที่รายการ

  

หรือ การเลือกรายการฟิลด์ของคอลัมน์ในตาราง Criteria

การยกเลิกเฉพาะฟิลด์ Criteria เดียวให้คลิกให้ที่ขอบด้านสีเทาของฟิลด์ เมื่อเลือกแล้วฟิลด์จะเปลี่ยนเป็นสีดำทั้งหมด แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์

Records เป็นการจัดการเกี่ยวกับ การแสดงข้อมูล

• Add Column เป็นการเพิ่มเข้าในตารางแสดงข้อมูล เมื่อเลือกคำสั่งจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Column

  

ให้เลือกชื่อฟิลด์จากช่อง Field และถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ที่ปรากฏบนตารางแสดงให้ตั้งชื่อที่ Column heading และถ้าเป็นฟิลด์ที่เป็นค่าตัวเลขให้กำหนดค่าผลรวมได้จากช่อง Totals

• Remove Column คลิกที่ส่วนใดๆคอลัมน์ แล้วคลิกคำสั่งนี้เพื่อยกเลิกคอลัมน์จากตารางข้อมูล
• Edit Column คลิกที่ส่วนใดๆคอลัมน์ แล้วคลิกคำสั่งนี้จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Edit Column (เหมือนกับไดอะล็อกบ็อกซ์ของ Add Column) เพื่อเปลี่ยนรายละเอียดของคอลัมน์นั้น
• Sort กำหนดการเรียงลำดับข้อมูล เมื่อเลือกแล้วจะจะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ของ ให้เลือกคอลัมน์ และวิธีการเรียง
• Go to เป็นการไปที่ลำดับข้อมูลที่ต้องทราบ
• Allow Edit เป็นการกำหนดให้สามารถแก้ไขข้อมูลของฐานข้อมูลในคิวรี่ที่สร้าง
• Query Now หรือปุ่ม Query Now เป็นการ run คิวรี่หลังจากการสร้าง Criteria เสร็จแล้ว
• Automatics Query หรือปุ่ม Automatics Query เป็นเลือกเพื่อให้ run คิวรี่เองเมื่อกำหนด Criteria เสร็จแล้วกดปุ่ม Enter บนแป้นพิมพ์

  อย่างไรก็ตามการเพิ่ม หรือลบ คอลัมน์ผู้ใช้สามารถเพิ่มได้โดยไม่ต้องใช้คำสั่งบนเมนูคำสั่ง

  การเพิ่มคอลัมน์ สามารถทำได้โดยการเลือกชื่อฟิลด์จาก Table แล้ว drag มาวางในตำแหน่งที่ต้องการ เมื่อวางแล้วคอลัมน์จะได้รับการแทรกเข้าไปในตารางข้อมูล
  การลบคอลัมน์ ให้คลิกที่ขอบด้านของคอลัมน์ตารางข้อมูล เมื่อคลิกแล้วคอลัมน์จะเปลี่ยนเป็นสีดำทั้งคอลัมน์แล้วกดปุ่ม Delete บนแป้นพิมพ์
  การย้ายคอลัมน์ ให้คลิกที่ขอบด้านของคอลัมน์ตารางข้อมูล แล้วเมาส์ค้างลากไปวางในตำแหน่งที่ต้องการ

  

การบันทึกคิวรี่ใน MS Query

ถ้าต้องการบันทึกคิวรี่ก่อนออกจาก Window ของ MS Query ก่อนออกมาที่ Excel ให้เลือกคำสั่ง File -> Save ที่แถบคำสั่งบน Window ของ MS Query แล้วจะปรากฏ Window ของ Save As ให้ตั้งชื่อคิวรี่และหาตำแหน่งเก็บคิวรี่ ซึ่งจะเก็บเป็นไฟล์นามสกุล .dqy

การบันทึก MS Query ที่ให้เจาะจงการเก็บเองนั้น ถ้าคลิกโดยตรง ไฟล์คิวรี่จะเปิด Excel เพื่อแสดงที่มีโดยอัตโนมัติ และสามารถเลือกได้โดยการเวิร์กบุ๊ค แล้วเรียกจาก Queries บน Choose Data Source