การจัดการฐานข้อมูลด้วยคำสั่งของเมนู Tools

เมนู Tools ของ Access เป็นที่รวมคำสั่งที่ใช้การจัดฐานข้อความ การอำนวยความสะดวก การวิเคราะห์ฐานข้อมูล รวมถึงการบำรุงรักษา ดังนั้น จึงจำเป็นต้องทำความรู้จักเพื่อใช้ประโยชน์ในการสร้างประสิทธิภาพของฐานข้อมูล

1. การประยุกต์ร่วม เป็นฟังก์ชันที่ใช้ร่วมกันชุด Microsoft Office

1. Spelling เป็นเรียกใช้การสะกดคำของ Office มาใช้งาน
2. Autocorrect เป็นการเรียกใช้การแก้ไขคำผิดอัตโนมัติของ Office มาใช้งาน
3. Office link เป็นการใช้โปรแกรม Microsoft Word และ Excel มาแสดงผลข้อมูลของอ๊อบเจค
4. Online Collaboration (การร่วมมือกันแบบออนไลน์) เป็นการนำ Net meeting มาประยุกต์ในการทำงานร่วมกันเพื่อแก้ไข Access ผ่านระบบเครือข่าย

2. Relationships

Relationships (ความสัมพันธ์) เป็นการเปิด Relationship Windows เพื่อใช้ในการสร้างหรือแก้ไขความสัมพันธ์ของ Table

3. Analyze

Analyze เป็นคำสั่งช่วยในการวิเคราะห์ฐานข้อมูลและอ๊อบเจคที่สร้างขึ้นมา

1. Table เป็นการวิเคราะห์สารสนเทศที่จัดเก็บได้ใน Table และแนะนำการแก้ไขด้วยการแยกฐานข้อมูลใหม่ วิธีการวิเคราะห์ Table ให้ทำตาม Wizard
2. Performance เป็นการวิเคราะห์สมรรถนะการทำงาน โดยพิจารณาการประยุกต์ดัชนี (Index) และการกำหนดความสัมพันธ์ (Relationship) ของฐานข้อมูล วิธีการวิเคราะห์ Performance ให้ทำตาม Wizard

4. Database Utility

Database Utility เป็นกลุ่มคำสั่งที่ใช้ในการบริหารและบำรุงรักษาฐานข้อมูล

1. Converted Database สำหรับแปลงฐานข้อมูล Access เวอร์ชันเก่า เช่น Access 97 มาเป็น Access 2000 และ การแปลง Access 2000 กลับไปเป็น Access 97
2. Compact Database เป็นคำสั่งที่สำคัญใช้ในการบำรุงรักษาฐานข้อมูล คำสั่งนี้จะทำหน้าที่ขจัดอ๊อบเจคชั่วคราว(Temporary object) และซ่อมดัชนีของฐานข้อมูลไปพร้อมๆกัน การ Compact Database เป็นงานที่สำคัญที่ต้องทำอยู่เสมอ ดังนั้น Access 2000 ได้เพิ่มความสะดวกให้กับ ผู้ใช้งาน โดยสามารถกำหนดคำสั่งให้ Compact Database ทุกครั้งที่ปิดโปรแกรมในเมนู Option แต่จะใช้เวลาในการ Compact Database ก่อนปิดฐานข้อมูล ซึ่งระยะเวลาขึ้นกับขนาดฐานข้อมูล
3. Link Table Manager เป็นคำสั่งที่ใช้ในการปรับปรุงการเชื่อม (Link) ของฐานข้อมูลที่เป็นลูกข่ายกับฐานข้อมูลหลักที่เก็บ Table เนื่องการเชื่อม Table นั้น Access จำพาร์ทของฐานข้อมูล เมื่อมีการย้ายฐานข้อมูลไปที่ใหม่จำเป็นต้องปรับการเชื่อมโยงไฟล์โปรแกรม กับฐานข้อมูลจากพาร์ทเดิมให้เป็นพาร์ทใหม่
4. Database Splitter เมื่อมีการสร้างฐานข้อมูลมีทั้ง Table และอ๊อบเจคอื่นๆ (เช่น คิวรี่ ฟอร์ม) แล้วมีความต้องการแยกเก็บระหว่างไฟล์ที่เป็นฐานข้อมูล และไฟล์ประยุกต์ที่เก็บเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ เพื่อความสะดวกในการปรับปรุงโปรแกรม คำสั่งนี้จะทำการแยกเป็นฐานข้อมูลเก็บเฉพาะ Table และฐานข้อมูลที่มีเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ แต่จะเชื่อม Table จากฐานข้อมูลที่มีเฉพาะ Table มายังฐานข้อมูลที่มีเฉพาะอ๊อบเจคอื่นๆ โดย อัตโนมัติ
5. SwitchBoard Manager เมื่อมีการสร้างอ๊อบเจคต่างๆ เรียบร้อยแล้ว การสร้างฟอร์มเพื่อทำหน้าที่เป็นเมนูหลักในการเปิดฟอร์ม รายงาน หรืออ๊อบเจคอื่นๆ จะเป็นการกำหนดขั้นตอนการติดต่อกับฐานข้อมูล ใน Access มีคำสั่ง Switchboard Manager เพื่อช่วยในการสร้างเมนูหลัก โดย Switchboard มี Table ชื่อ Switchboard ทำหน้าที่เก็บคำสั่ง ชื่อเมนู และหน้าที่
   ส่วนประกอบของ Switchboard มีอยู่ 2 ส่วนสำคัญ
   1. Switchboard Page เป็นฟอร์มที่ทำหน้าที่เป็นเมนู สามารถจัดสร้างเป็นเมนูย่อยได้หลายระดับ
   2. Switchboard Item เป็นคำสั่งที่ทำงานกับอ๊อบเจค โดย Item ที่สร้างขึ้นอยู่ใน Switchboard Page
6. Uprising ถ้าระบบใหญ่ขึ้นมากๆ ความสามารถของ Access จะลดลง และในหน่วยงานมีการใช้ระบบ SQL Server ก็สามารถแปลงจากฐานข้อมูล Access ไปยัง SQL Server โดยการใช้คำสั่ง Uprising
7. Make MDE File การแปลงฐานข้อมูลจากไฟล์ MDB ให้เป็นไฟล์ MDE เป็นประโยชน์ในกรณีที่โปรแกรม มีการใช้คำสั่ง Visual Basic การแปลงเป็นไฟล์ MDE จะทำการคอมไพล์คำสั่ง Visual Basic ทำให้มองไม่เห็นและไม่สามารถแก้ไขคำสั่ง Visual Basic เพื่อป้องกันโปรแกรม ขณะเดียวกันจะลดขนาดไฟล์ และใช้หน่วยความจำได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น