Microsoft Access

การกำหนดจำนวนอักษรในฟิลด์จะเป็นการระบุจำนวนค่าสูงสุดที่เก็บไว้ในฟิลด์ได้ เช่น กำหนดขนาดฟิลด์ ได้ 6 ตัวอักษร สำหรับเก็บรหัส 6 ตัวอักษร จะทำให้ป้องกันอุบัติเหตุในการป้อนค่ามากกว่า 6 ตัวอักษรลงในฟิลด์

ขนาดของฟิลด์กำหนดได้ตั้งแต่ 1 ถึง 255 ตัวอักษร แต่ Access จะมีค่าเริ่มที่ 50 ตัวอักษร

ถ้ามีการแก้ไขด้วยการลดขนาดฟิลด์ลง เช่น 100 ตัวอักษรเหลือ 50 ตัวอักษร Access จะตัดตัวอักษรด้านขวาออกไปให้เหลือเท่ากับจำนวนตัวอักษรที่มีการเปลี่ยนแปลง

ข้อมูลประเภท Number

การกำหนดขนาดฟิลด์ของข้อมูลประเภท Number จะเป็นกำหนดช่วงของค่าที่สามารถเก็บในฟิลด์ได้ และ เก็บค่าที่เป็นทศนิยม Access จะกำหนดค่าเริ่มต้นเป็น Long integer แต่สามารถเปลี่ยนค่าเริ่มต้นได้ที่ Option (ตัวเลือก) ในเมนู Tools (เครื่องมือ)

ค่าของฟิลด์	ช่วงข้อมูล	ทศนิยม	ขนาดการเก็บ
Byte	0 ถึง 255	ไม่มี	1 ไบต์
Integer	- 32 , 768 57 ถึง 32 , 167	ไม่มี	2 ไบต์
Long integer	- 2 , 147 , 483 , 648 ถึง 2,147,483,647	ไม่มี	4 ไบต์
Single	- 3.4 x 10^38 ถึง 3.4 x 10^38	7	4 ไบต์
Double	-1.1797 x 10^308 ถึง 1.797 x 10^308	15	8 ไบต์

ในการกำหนดขนาดของฟิลด์ จะเป็นการดีถ้ากำหนดให้ฟิลด์มีขนาดเล็กที่สุดเท่าที่จะทำได้ เพราะจะทำให้ ทำงานได้เร็วขึ้น เช่น ถ้าเป็นเลขจำนวนจริงขนาดเล็กอาจจะเลือก Byte ส่วนฟิลด์ที่ต้องเก็บค่าค่อนข้างมาก ให้กำหนดด้วย Integer หรือ Long Integer

การเก็บค่าที่มีทศนิยมสามารถกำหนดเป็น Single หรือ Double ส่วนค่าทางด้านการเงินควรเลือกข้อมูล ประเภท Currency ไม่ควรเป็นประเภท Number

ในการเปลี่ยนแปลงกำหนดฟิลด์ ถ้าเปลี่ยนจาก Single หรือ Double เป็น Byte integer หรือ Long integer นั้น Access จะทำการปัดทศนิยมโดยอัตโนมัติ

ถ้าการเปลี่ยนค่าขนาดฟิลด์เล็กลง และค่าที่มีอยู่มีค่าใหญ่กว่าค่าที่กำหนดใหม่ จะมีการแทนค่าเหล่านี้ ด้วยค่าว่าง ( Null value )