ฟอร์ม

ประเภทของฟอร์ม

ฟอร์มสามารถแบ่งออกเป็น 5 แบบ

1. ฟอร์มเดี่ยว (Single form) เป็นฟอร์มแสดงข้อมูล 1 เรคคอร์ดต่อ 1 เพจ

ภาพ 1 ฟอร์มเดี่ยว

2. ฟอร์มต่อเนื่อง (Continue form) เป็นฟอร์มแสดงรายการเรคคอร์ด

ภาพ 2 ฟอร์มแบบแถว

3. ฟอร์มแผ่นตาราง (Datasheet form) เป็นฟอร์มแสดงรายการเรคคอร์ดของมุมมองแผ่นตาราง

ภาพ 3 ฟอร์มแผ่นตาราง

4. ฟอร์ม Pivot Table เป็นฟอร์มแสดงข้อมูลแบบ Pivot Table

ภาพ 4 ฟอร์มตาราง Pivot Table

5. ฟอร์ม Pivot Chart เป็นฟอร์มแสดงกราฟข้อมูลในแบบ Pivot Chart

ภาพ 5 ฟอร์มกราฟ Pivot Chart

มุมมองของฟอร์ม

การทำงานกับฟอร์มต้องเกี่ยวข้องกับมุมมอง ดังนี้

• มุมมองออกแบบ (Design view) สำหรับการออกแบบและปรับปรุงฟอร์ม
• มุมมองฟอร์ม (Form view) สำหรับการแสดงผลของฟอร์ม
• มุมมองผัง (Layout view) เป็นมุมมองออกแบบที่มีข้อมูล 1 เรคคอร์ด

การสร้างฟอร์ม

ในการสร้างฟอร์มตามปกติจะต้องเลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่เป็นลำดับแรก ยกเว้นถ้าต้องการนำฟอร์มไปใช้ในลักษณะอื่นๆ ที่ไม่ต้องการใช้ข้อมูลใดๆ เลย ให้ทำการสร้างโดยไม่ต้องเลือกตารางข้อมูลและคิวรี่

วิธีการสร้างฟอร์ม

ฟอร์มสร้างจากแท๊บ Create ในกลุ่ม Form มีคำสั่งเครื่องมือสร้างฟอร์มให้เลือก

ภาพ 6 แท๊บ Create กลุ่มฟอร์ม สำหรับการสร้างฟอร์ม

ฟอร์มสามารถสร้างได้ 3 วิธีหลัก คือ

1. เครื่องมือสร้างฟอร์ม
2. Form wizard
3. มุมมองออกแบบ (Form design)

การสร้างฟอร์มด้วยคำสั่งเครื่องมือ

เครื่องมือสร้างฟอร์มเป็นคำสั่งฟอร์มแบบสำเร็จ

• Form คำสั่งสร้างเป็นฟอร์มเดี่ยว
• Split Form คำสั่งฟอร์มเดี่ยวกับฟอร์มย่อย โดยฟอร์มย่อยเป็นรายการของเรคคอร์ดทั้งหมด ในตารางข้อมูลนั้นด้วยฟอร์มแผ่นตาราง
• Multiple Items คำสั่งสร้างฟอร์มแบบต่อเนื่อง
• Pivot Chart คำสั่งสร้างฟอร์มแบบ Pivot Chart
• Pivot Table คำสั่งสร้างฟอร์มแบบ Pivot Table คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการคำสั่ง More Form
• Blank Form คำสั่งสร้างฟอร์มด้วยมุมมองผัง
• Datasheet คำสั่งสร้างฟอร์มแผ่นตาราง คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการของคำสั่ง More Form
• Modal Dialog คำสั่งสร้างฟอร์มเดี่ยวแบบไดอะล๊อก โดยกำหนดคุณสมบัติ Popup และ Modal เป็น Yes คำสั่งนี้สร้างอยู่ในรายการของคำสั่ง More Form

วิธีการสร้างฟอร์มด้วยคำสั่งเครื่องมือ

1. เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่เป็นแหล่งข้อมูล
2. ที่แท๊บ Create ในกลุ่ม Form เลือกคำสั่งสร้างฟอร์มที่ต้องการ
3. จากนั้น Microsoft Access จะสร้างฟอร์มด้วยฟิลด์ของแหล่งข้อมูล และเปิดให้ดูในมุมมองฟอร์ม

การสร้างฟอร์มด้วย Form Wizard

การสร้างด้วย Form Wizard เป็นวิธีการสร้างที่สะดวกอีกวิธีหนึ่งคล้ายกับ Auto Form แต่แตกต่างกันที่

ขั้นตอนการใช้ Wizard จะมีขั้นตอนให้เลือกเฉพาะฟิลด์และรูปแบบของฟอร์มที่ต้องการ

วิธีการสร้างฟอร์มด้วย Form Wizard

1. ที่แท๊บ Create เลือกคำสั่ง More Form ในกลุ่ม Forms
2. เลือก Form Wizard จากรายการคำสั่งภายใน More Form
3. จากนั้นให้ทำตามขั้นตอนต่างคำสั่งของ Wizard จนถึงขั้นสุดท้าย ให้ตั้งชื่อฟอร์ม แล้วคลิก Finish ฟอร์มที่สร้างขึ้นจะได้รับการบันทึก แล้วจะเปิดขึ้นมาบนจอภาพ

การสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ

การสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ (Design View) เป็นการสร้างฟอร์มเอง เริ่มต้นจากฟอร์มเปล่า แล้วนำฟิลด์มาวางบนฟอร์ม เป็นวิธีการสร้างฟอร์มอีกวิธีหนึ่ง

วิธีการสร้างฟอร์มด้วยมุมมองออกแบบ

1. ที่แท๊บ Create เลือกคำสั่ง Form Design ในกลุ่ม Forms
2. จะปรากฏฟอร์มเปล่าขึ้นมาให้ทำการปรับปรุง
3. ระบุแหล่งข้อมูล ด้วยการเปิดตารางคุณสมบัติ ให้เปิดกลุ่ม Data ที่คุณสมบัติ Data Source เลือกตารางข้อมูลหรือคิวรี่ที่ต้องการ แล้วเลือกคำสั่ง Add Existing Field
   หรือ เลือกคำสั่ง Add Existing Field เมื่อรายการฟิลด์เปิดขึ้นให้เลือกตารางข้อมูล
4. จากนั้นเลือกฟิลด์ที่ต้องการ
   

ภาพ 7 ฟอร์มเปล่าที่สร้างด้วยมุมมองออกแบบ

การทำงานกับประเภทข้อมูล Attachment

ฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment ที่สามารถจัดเก็บเอกสารและไฟล์ไบนารี

ภาพ 8 การเพิ่มไฟล์หรืออ่านฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment

การเก็บและอ่านข้อมูล

1. ที่ฟิลด์ประเภทข้อมูล Attachment
2. คลิกที่พื้นที่ฟิลด์ ไดอะล๊อก Attachment จะเปิดขึ้นมา ไดอะล๊อกนี้ใช้เพิ่ม ลบ หรืออ่านไฟล์แนบหรือรูปภาพ
   - การเพิ่มไฟล์ให้ปุ่มคำสั่ง Add เมื่อคลิกแล้วจะมีไดอะล๊อก Browse สำหรับการค้นหาตำแหน่งเก็บไฟล์ที่ต้องการจัดเก็บ
   - การลบไฟล์ให้ปุ่มคำสั่ง Remove
   - การอ่านคลิกปุ่มคำสั่ง Open หรือดับเบิลคลิกที่ชื่อไฟล์
3. ออกจากไดอะล๊อก คลิกปุ่มคำสั่ง OK