การเรียงและจัดกลุ่มข้อมูล
การเรียงและจัดกลุ่มข้อมูล (Sorting and Grouping) ต้องให้ความสนใจกับคุณลักษณะ Group On และ Group Interval เช่น ข้อมูลประเภท Data/Time
การเรียง
โดยเปิดรายงานที่ Design View แล้วไปที่เมนู View แล้วเลือก Sorting and Grouping ( เลือกคำสั่ง View + Sorting and Grouping) หรือคลิกปุ่ม  บนแถบเครื่องมือ
จัดกลุ่มข้อมูล
การกำหนดคุณสมบัติการจัดกลุ่มของพิจารณาคุณสมบัติการประยุกต์คุณสมบัติ Group On และ Group Interval และการพิมพ์ให้พิจารณาค่าคุณสมบัติ Keep together เช่น เมื่อจัดกลุ่มของเรคคอร์ดด้วยฟิลด์วันที่ จะสามารถจัดกลุ่มเรคคอร์ดในปีเดียวกันเป็น 2 ช่วงๆ ละ 6 เดือน โดยตั้งค่า Group On เป็น Month และ Group Interval เป็น 6
- Group On เป็นการระบุค่าที่ต้องการจัดกลุ่ม ลักษณะการจัดกลุ่มจะเป็นไปตามประเภทข้อมูลของ แต่ละฟิลด์ เช่น ข้อมูลประเภท Text สามารถกำหนดกลุ่มตามอักษรนำ (Prefix Character) ส่วนฟิลด์ประเภท Currency, AutoNumber, Number และ Date/Time สามารถกำหนดกลุ่มตามช่วงของข้อมูล
- Group Interval เป็นการระบุค่าที่มีอยู่จริงภายในช่วงของฟิลด์ หรือ Expression ที่ทำการจัดกลุ่ม
- Keep Together เป็นการระบุการวิธีการพิมพ์กลุ่มข้อมูล เช่น No เพื่อพิมพ์รายงานตามกลุ่มปกติ Whole Group เพื่อพิมพ์ข้อมูลในกลุ่มเดียวกันบนหน้าเดียวกัน With First Detail เพื่อส่วนหัวของกลุ่มที่เรคคอร์ดของหน้า
ตัวอย่าง การจัดกลุ่มยอดขายโดยการแบ่งเป็นช่วงละ 1,000 และมีการแบ่งแต่ละด้วยการตีเส้นแบ่ง โดยเลือก SaleAmount เป็น Field/Expression
| Field/Expression |
SaleAmount |
จัดกลุ่มด้วยฟิลด์ SaleAmount |
| Sort Order |
Ascending |
เรียงจากมากไปน้อย |
| Group Header |
No |
- (ไม่มีการใช้ส่วนหัวของกลุ่ม) |
| Group Footer |
Yes |
(ใช้ส่วนล่างของกลุ่มเพื่อตีเส้นแบ่งกลุ่ม) |
| Group Footer |
Interval |
ใช้ค่าตามที่มีจริงของข้อมูล |
| Group Interval |
1000 |
จัดแบ่งกลุ่มเป็นช่วงละ 1,000 |
| Keep Together |
No |
แสดงรายงานตามรูปแบบปกติ |
ผลลัพธ์ของรายงาน
|
